Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Как создать мотивированную и эффективную команду

Сотрудники являются центральным фактором успеха компании, однако их недостаточная мотивация, несовершенное понимание задач и отсутствие коммуникации между сотрудниками могут значительно снизить эффективность работы коллектива. Единственный выход из этой ситуации - создание внутреннего информационно-рабочего пространства.

В основе единого информационного пространства лежит идея собрать все необходимые для работы сотрудников данные в одном месте. Эта информация может включать в себя как инструкции по работе, так и общую информацию о процессах и целях компании. Благодаря возможности быстрого доступа к такой информации, сотрудники будут легко и быстро ориентироваться в задачах и своих обязанностях.

Дополнительное преимущество информационно-рабочего пространства - это возможность легкого общения между сотрудниками. Все рабочие процессы могут быть скоординированы таким образом, чтобы сотрудники имели быстрый доступ к информации и могли своевременно узнавать о проблемах, возникающих в работе других коллег. Наличие такого пространства способствует более глубокому пониманию процессов работы компании и создает возможность для сотрудников общаться и консультироваться друг с другом.

Итак, создание единого информационно-рабочего пространства - это не только способ повысить эффективность работы компании, но и создать мотивированную и эффективную команду, которая готова к решению любых задач.

Переходим к определению терминов. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет – это два отдельных понятия.

Интранет относится к внутренней сети для работников, которая функционирует по принципу Интернета, но закрыта для посторонних пользователей. Одновременно в этой виртуальной среде может существовать разнообразное наполнение: от небольшого сайта для отделов до общих материалов для внутреннего пользования. Основной отличительной чертой интрасети является использование web-технологий, которые делают возможным доступ к сети через интернет-браузер.

Корпоративный портал (КП) является современной версией внутренней сети организации. Это универсальный инструмент, позволяющий получить доступ к разнообразным сервисам, таким как программы документооборота, планировщик задач, видеоконференции и т.д. Выбор платформы для создания портала может быть различным, в том числе известными платформами «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Иными словами, если интранет – это внутренняя сеть всей компании, то КП – это ее внешний интерфейс. Однако все чаще КП для сотрудников называют "интранет". В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" как синонимы для КП.

Интранет-портал: полезный функционал для компаний любого размера

Интранет-порталы, как считают некоторые, приносят пользу лишь крупным компаниям. Однако, многие функции портала могут быть необходимы и небольшим фирмам. Какие задачи могут быть решены при внедрении интранет-портала?

1. Создание общего информационного пространства: пользователи корпоративного портала имеют быстрый доступ ко всем рабочим документам в любой момент времени и из любой точки мира, используя любое современное устройство. Функция позволяет компаниям с несколькими филиалами или удаленными сотрудниками оперативно обмениваться информацией, размещать объявления от руководства, новости, изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала: компании используют "базу знаний" или FAQ, которые помогают новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. Это экономит время и ресурсы компании на обучение.
3. Формирование корпоративной культуры: функционал интранет-портала, например, наличие карточек сотрудников, помогает работникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Это важно для крупных компаний и при удаленной работе персонала. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогают сплотить коллектив и превратить его в команду.
4. Коммуникации: ранее для передачи задания или сообщения к сотруднику, необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранетом такой подход в прошлом, на портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Это позволяет сэкономить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.
5. Контроль: для руководителей фирм любого размера важна возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал дает возможность проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
6. Безопасность: интрасеть не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

По статистике, сотрудники тратят около 18% рабочего времени непосредственно на выполнение своих обязанностей. Более 30% времени они тратят на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com